Dokumenter

Den någjeldende offentleglova av 2009 avløste den første offentlighetsloven av 1970. Loven slår fast hovedprinsippet om at alle forvaltningens dokumenter er offentlige, så sant det ikke kan vises til en gyldig lovhjemmel for unntak. Loven omfatter alle organer som vi tradisjonelt vil betrakte som forvaltningsorganer, samt en del selvstendige rettssubsjekter (f eks aksjeselskap, statsforetak, stiftelser) som er eid av det offentlige.

Noen viktige prinsipper i offentleglova:

• Loven gjelder kun innsyn i dokumenter.
• Alle ("enhver") kan be om innsyn.
• Det stilles ingen krav til alder, statsborgerskap, "saklig interesse" eller at du skal identifisere deg. Forvaltningen har ingen rett til å spørre om hva du skal bruke opplysningene til.
• Kravet til identifisering av hvilke dokumenter du ber om innsyn i er ikke strengt.
• Det er avslag som krever begrunnelse eller hjemmel - ikke innsynskravet.
• Forvaltningen er pliktige til å vurdere meroffentlighet - det vil si at selv om det finnes en hjemmel for unntak, så skal det vurderes om det finnes en saklig grunn for å unnta dokumentet eller opplysninger i dokumentet.
• Får du avslag, skal det vises til presis lovhjemmel og klageadgang.

Hva menes med et "dokument"? Lovens dokumentbegrep er ganske vidt, og definert slik i offentleglovas §4: "Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande." Det betyr at både tradisjonelle dokumenter, samt kart, skisser, fotografier, tegninger, epost, sms-meldinger, film, lyd- og bildefiler osv vil være omfattet av loven. Forutsetningen er innholdet har relevans for det forvaltningens behandling av en sak.

Hvilke organer omfattes av loven? I tillegg til de tradisjonelle forvaltningsorganene, så omfattes også i utgangspunktet alle virksomheter eller rettssubjekter hvor det offentlige eier mer enn 50 prosent eller har rett til å utpeke mer enn halvparten av medlemmene i de styrende organer i virksomheten. Unntaket fra dette er virksomheter som driver i direkte konkurranse med - og på samme vilkår som - private rettssubjekter. Dette fremgår av lovens §2. For mer informasjon om hvilke kommunale organer som omfattes av retten til dokumentinnsyn, har tidligere generalsekretær i NR, Nils E. Øy, utarbeidet et eget notat. Notatet er oppdatert per mai 2014.

Hva kan unntas fra innsyn? Det er tre hovedtyper unntak i loven:

• Opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt (§13). Her har ikke forvaltningen anledning til å gi fra seg opplysningene. Det er derfor heller ikke anledning til å utvise meroffentlighet. Derimot kan du be om å få dokumentene i anonymisert form, eller at de taushetsbelagte opplysningene tas ut. Du kan risikere at de da vil forsøke å unnta hele dokumentet - jfr §12. 
• Dokumenter som sirkulerer innad i et organ, er innhentet til intern bruk, eller - i visse tilfeller - utveksles mellom forvaltningsorganer (§§14-16).
• Dokumenter som kan unntas på grunn av sitt innhold, for eksempel fordi offentliggjøring kan skade rikets sikkerhet, det offentliges forhandlingsposisjon, lette gjennomføringen av straffbare handlinger eller motvirke eller ødelegge for offentlige kontrolltiltak (§§20-26). eller stillingsøknader.

For de to sistnevnte punktene er det - som påpekt ovenfor - en plikt for forvaltningen til å vurdere såkalt meroffentlighet.

Hvordan klager du dersom du får avslag?  Hovedregelen er at det skal klages til det organet hvor du har fått avslag, som først skal vurdere likevel å gi innsyn, eller eventuelt sender klagen videre - med sine kommentarer - til rette klageinstans (normalt det nærmeste overordnede organ). For kommuner og fylkeskommuner er det Fylkesmannen i de respektive fylker som er klageorgan. Du kan også velge å sende klagen direkte til klageorganet, men de må uansett sende den til det organet hvor du har fått avslag, for kommentarer. Vær oppmerksom på at det slett ikke alltid er slik at klageinstansene fatter riktige avgjørelser. Får du avslag hos Fylkesmannen på avslag hos en kommune eller fylkeskommune, er den formelle klageadgangen oppbrukt. Men du kan uansett bringe saken inn for Sivilombudsmannen. Ombudsmannen har ikke formell overprøvingskompetanse, men blir i praksis alltid tatt hensyn til. Dersom du er misfornøyd med et avslag hos et departement, så er det et generelt råd at du ikke fremmer noen formell klage på avgjørelsen. En formell klage vil nemlig bli behandlet av Kongen i statsråd. Der får man for det første sjelden medhold. Dessuten mister du muligheten til å gå videre til Sivilombudsmannen etterpå. I stedet for å klage formelt til departementet, bør du fremme dine argumenter, samtidig som du presiserer at det ikke er snakk om en formell klage. Alternativt kan du bringe saken direkte inn for Sivilombudsmannen. 

Ønsker du mer informasjon og hjelp til å finne ut mer om dine rettigheter? Gå inn på www.offentlighet.no. Du kan også få hjelp hos enten Norsk Redaktørforening, Norsk Presseforbund, Norsk Journalistlag eller Institutt for Journalistikk.

Du kan også slå opp i Justisdepartementets veileder til offentleglova.